学校采购物料（物资）的采购流程通常需要遵循规范、透明和合规的原则，确保资金合理使用并符合相关法规。以下是典型的学校采购流程概述：

一、需求申请与审批‌

需求提出‌

由使用部门（如教务处、后勤部门、实验室等）根据实际需要填写‌《采购申请单》‌，明确物料名称、规格、数量、用途、预算等信息。

特殊设备或专业物资需提供技术参数或样品要求。

内部审批‌

部门负责人审核需求合理性，确认预算是否充足。

提交至学校采购管理部门（如资产处、总务处）或校领导审批（视金额大小分级审批）。

二、预算确认与资金来源‌

预算审核‌

财务部门核查采购资金是否在年度预算内，或需申请追加预算。

确认资金来源（如财政拨款、专项资金、自筹资金等）。

采购计划备案‌

对于大额采购或政府集中采购目录内的项目，需提前报上级主管部门备案。

三、采购方式选择‌

根据采购金额、物资类型及当地政策，选择合规的采购方式：

小额零星采购‌（如金额低于招标限额）：

采用询价采购‌、‌比选‌或通过学校协议供应商直接采购。

招标采购‌（达到政府或学校规定的招标金额）：

公开招标‌：通过政府或学校采购平台发布招标公告，公开竞争。

邀请招标‌：向特定供应商发出投标邀请。

竞争性谈判/磋商‌：适用于技术复杂或时间紧迫的项目。

政府集中采购‌：

属于政府集中采购目录的物资，需委托政府采购中心执行。

四、供应商选择与合同签订‌

供应商筛选‌

招标采购需通过评标委员会评审，确定中标供应商。

非招标采购需货比三家，留存供应商资质文件（如营业执照、授权书、质量认证等）。

合同签订‌

与供应商签订采购合同，明确物料规格、数量、价格、交货时间、付款方式、质保条款等。

合同需经法律顾问或相关部门审核，并加盖学校公章。

五、执行采购与验收‌

订单执行‌

供应商按合同供货，采购部门跟踪交货进度。

到货验收‌

由使用部门、采购部门、资产管理部门联合验收，填写‌《验收单》‌。

核对物料数量、质量、型号是否与合同一致，留存验收记录（必要时拍照或录像）。

入库与登记‌

验收合格后，固定资产需录入学校资产管理系统，低值易耗品登记台账。

六、付款与归档‌

财务付款‌

供应商提供发票、验收单、合同等材料，财务部门按合同约定支付款项。

资料归档‌

采购全流程文件（申请单、审批单、招标文件、合同、验收单等）整理归档，保存至少10年备查。

七、特殊情况的处理‌

退换货‌：若验收不合格，按合同条款退换或索赔。

应急采购‌：因紧急情况需简化流程的，需经校领导特批并事后补办手续。

注意事项‌

合规性‌：遵守《中华人民共和国政府采购法》《招投标法》及地方性法规。

审计监督‌：采购过程需接受审计部门或第三方审计机构的监督。

供应商管理‌：定期评估供应商信誉和服务质量，建立合格供应商库。

信息公开‌：招标结果、合同等需在学校官网或指定平台公示。

以上流程可根据学校规模、采购政策和当地规定进行调整，建议结合学校内部采购管理制度执行。